Spisová a archivní služba

Program:

• Aktuální informace 2024 k vedení SPISOVÉ SLUŽBY, ukládání a archivaci dokumentů, účetních a daňových dokladů, jak správně postupovat při skartaci a vyřazování dokumentů a dokladů. Povinnost subjektů vést spisovou službu v elektronické či analogové podobě.
  
  
• Přehled platné legislativy Co platí / Co je zrušeno / Čím nahrazeno.
  ZÁKON č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších právních předpisů (novelizace zákonem č. 261/2021, kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci).
• Jak pracovat s dokumenty, doklady, výklad problematiky; co, jak dlouho a kde nutno uchovávat, abychom vyhověli zákonným požadavkům. Postup podle legislativy. Vysvětlení pojmů. Dokument, archiv, spisovna, komerční spisovny, počítání skartačních lhůt, metadata, co lze převést do zahraničí.
• Postup u příspěvkových organizací, v organizačních složkách státu a u nevýdělečných subjektů.
• Základní okruhy pracovních úkonů na úseku ukládání a skartace dokladů.
• VYHLÁŠKA č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu SPISOVÉ SLUŽBY, ve znění pozdějších právních předpisů (novelizace vyhláškou č. 96/2023 Sb., kterou se mění vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby, účinná od 1. 7. 2023).
• Zásady pro vedení spisové služby (listinná, elektronická forma). Dokumenty v organizacích, evidence (podací deník či ERMS), rozdělování, odesílání, ukládání dokumentů. Vyřazování dokumentů a výběr archiválií ve skartačním řízení.
• Předávání archiválií do archivu. Kdy je povinné uchovávání analogových dokumentů a kdy digitálních.
• Evidence dokumentů uložených ve spisovnách organizací. Evidence archiválií.
• Zřizování a vedení spisoven a akreditace archivů. Jak zabezpečit dokumenty rušených subjektů.
• Ukládání účetních a daňových dokladů. Lhůty pro uchování, kdy možno provést skartaci.
• Vyřizování e-mail pošty. Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (návaznost na datové schránky, možnost ukládání zpráv doručených do datové schránky).
• Často řešené problémy a nedostatky u podnikatelských subjektů, územních samosprávných celků a jiných subjektů v oblasti správy dokumentů.
  
  
• Diskuse, zodpovídání dotazů účastníků semináře.